Roczne zebrania wspólnot mieszkaniowych – czyli okres sprawozdawczy we wspólnotach

2025-04-11, Katarzyna Grzemba Zarządca Nieruchomości

Pierwszy kwartał każdego roku to wzmożony okres pracy każdego Zarządu i zarządcy. Wszystko za sprawą rocznych zebrań sprawozdawczych Wspólnot Mieszkaniowych, które każdy zarządca, zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali, ma obowiązek zwołać. W przypadku gdy zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 przedmiotowej ustawy, nie zwoła zebrania ogółu Właścicieli lokali w terminie, zebranie coroczne może zwołać każdy z Właścicieli. Często zdarza się, że mimo upływu pierwszego kwartału zebranie odbywa się w kolejnym miesiącu lub w przeciągu kilku następnych – nie oznacza to jednak, że Zarząd lub zarządca nie dotrzymał ustawowego terminu. Ważne jest by zostało ono zwołane najpóźniej do 31 marca danego roku z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu powiadomienia Właścicieli we wspólnocie.

Zawiadomienie o zebraniu – co powinno zawierać?
W zawiadomieniu bezwzględnie należy zawrzeć informacje takie jak data, godzina i miejsce, porządek zebrania oraz projekty uchwał, które zostaną poddane pod głosowanie Właścicieli.
Można by zapytać, po co w ogóle organizować takie zebranie? Poza obowiązkiem narzuconym przez ustawę, jest to bardzo dobra okazja na uzyskanie informacji dotyczących kondycji finansowej wspólnoty mieszkaniowej, w której Właściciele posiadają swój lokal. Ponadto to czas, by zaproponować i przedyskutować kwestie, o których decydują wszyscy Właściciele, takie jak np. remonty części wspólnych czy tzw. wolne wnioski, które przyczyniają się do dalszego rozwoju wspólnoty.

A jak to jest z uchwałami? Kto, jak i kiedy?
Podstawowym aktem prawnym regulującym sposób głosowania we wspólnocie mieszkaniowej jest ustawa o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r., a w szczególności art. 23 tej ustawy.
Uchwały mogą być podejmowane na zebraniu wspólnoty, w drodze indywidualnego zbierania głosów lub w trybie mieszanym, czyli w połączeniu obu powyższych metod.
Bardzo ważnym aspektem każdego głosowania jest podejmowanie uchwał większością głosów liczoną według udziałów, chyba że w umowie lub uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego Właściciela przypada jeden głos.
Jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego Właściciela, bądź gdy obydwa te warunki spełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego Właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie Właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.
Żądanie Właścicieli o zmianie trybu głosowania wedle zasady: 1 Właściciel = 1 głos może być zawarte w pisemnym wniosku bądź też można taki wniosek zgłosić ustnie do protokołu.
W przypadku gdy uchwały na zebraniu podejmowane są większością udziałów stanowiącą ponad 50% udziałów Właścicieli w części wspólnej lub gdy uchwały zostały przegłosowane na zasadzie 1 na 1 nie ma obowiązku powiadamiania Właścicieli o podjętych uchwałach. Inaczej jest w przypadku gdy mamy do czynienia z trybem mieszanym lub gdy do porządku zebrania w trakcie spotkania wprowadzono uchwałę, której treść nie została przekazana Właścicielom w zawiadomieniu o zebraniu. Wówczas zarządca lub Zarząd wspólnoty, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, zobowiązany jest do powiadomienia wszystkich Właścicieli o wynikach głosowania przedmiotowej uchwały.

Jakie tematy najczęściej poruszane są na zebraniach?
Idąc dalej, po omówieniu i poddaniu pod głosowanie uchwał objętych porządkiem zebrania przychodzi czas na wspólne rozmowy, refleksje, pomysły Właścicieli - czyli tak zwane wolne wnioski. W tym miejscu śmiało można przyznać, że zakres zgłaszanych uwag jest naprawdę nieprzewidywalny i zależy wyłącznie od uczestniczących w zebraniu Właścicieli. To moment gdy przejmują oni inicjatywę, zabierają głos w sprawach dotyczących bezpośrednio ich własności lub przestrzeni wspólnych, mogą zgłosić i omówić kwestie sporne czy budzące ich wątpliwości. Pojawiają się więc tematy drobne związane na przykład z umieszczeniem tabliczki na trawniku czy zwróceniu się do właściciela działki sąsiedniej o usunięcie przedmiotu, który psuje widok z okna Właściciela, po inwestycje związane z generalnymi remontami czy montażem fotowoltaiki na terenie wspólnoty. Są również tematy, które wracają jak przysłowiowy bumerang. Można do nich zaliczyć między innymi poprawę usług sprzątania jak i dbania o tereny zielone czy ulepszenie istniejącej infrastruktury. Właściciele lokali zgłaszają wówczas konieczność wykonania drobnych napraw i remontów, np. chodnika czy domofonu, nierzadko wymiany żarówki w części wspólnej. Właściciele dyskutują o remontach klatki schodowej, dociepleniu nieruchomości czy nawet o pomalowaniu elewacji. Pomysłów jest mnóstwo, jednak dyskusja i analiza wszystkich aspektów – tj. kosztów, etapów realizacji, jak również sposobu i formy finansowania może być bardzo trudna i czasochłonna. Niejednokrotnie bywa i tak, że po burzliwej dyskusji Właściciele odstępują od swoich pomysłów.

A jaka jest istota zebrania?
Prawdą jest, że każdy zarządca nieruchomości podchodzi bardzo indywidualnie do kwestii zebrań i spraw, które są na nim omawiane. Każdy z nich ma wypracowany własny sposób i styl pracy, w tym prowadzenia tego typu spotkań z Właścicielami. Niemniej jednak należy pamiętać o bardzo istotnej kwestii - to nie zarządca decyduje o tym co i jak dzieje się we wspólnocie mieszkaniowej. Te decyzje podejmują Właściciele - wspólnie, gdyż wspólnotą nie jest jednostka, a ogół tworzących ją Właścicieli, a zarządca powinien być przede wszystkim wykonawcą ich woli, dlatego właśnie tak ważne są zarówno obecność na zebraniu, jak też oddanie głosu pod uchwałami.